Secrétaire Permanence d'Accès aux Soins de Santé / Service Social (H/F)

La secrétaire peut être amenée à intervenir sur l’ensemble des sites du CHU de Reims, le service social y étant représenté.
Vous venez en aide à l’ensemble des assistantes sociales.

Dans le cadre de la PASS :
La question du temps et de l’écoute est centrale dans la prise en charge des publics précaires.
Le public accueilli est souvent étranger, en situation irrégulière, sans couverture sociale, peu francophone, avec un parcours de vie chaotique et fragilisé par la maladie. Le premier soin que demande souvent le patient est l’écoute.

Missions et activités

Missions principales

Dans le cadre de votre collaboration avec l’assistante de service social de la PASS :

Accueil, écoute et orientation des patients ;
Prise de RDV téléphoniques et gestion de l’agenda du médecin et de l’assistante sociale pour les consultations dédiées ;
Soutien administratif de l’assistante sociale et du médecin : création des dossiers administratifs, préparation et suivi des dossiers, remplissage des recueils des données… ;
Report de l’activité de la PASS journalière sur le tableau dédié à cet effet.
Frappe des courriers pour les demandes d’ouverture de droits et autres démarches administratives (des courriers types ont été travaillés) ;
Edition des Bons PASS à la demande de l’Assistante Sociale ;
Archivage et classement des dossiers ;
Complétude du rapport d’activité commun demandé par l’ARS ;
Vérification de l’ouverture de droits sur la plateforme CPAM ;
Participe à la préparation des dossiers à présenter dans le cadre des conciliations avec la CPAM et enregistre les retours dans le tableau de suivi commun service social – BDE
Participe à la préparation du COPIL PASS ;
Interlocuteur privilégié avec les partenaires intervenants auprès du public PASS ;
Réservation de salle ; extraction de données ;
Collaboration étroite avec le bureau des entrées pour les problèmes de facturation et ouverture de droits ;
Centralisation de toutes les demandes d’ouverture de droits du service social afin de vérifier l’ensemble des dossiers avant transmission à la CPAM ;
Utilisation de l’espace partenaires outil dédié de la CPAM ;

Dans le cadre de votre collaboration avec les assistantes de service social :

Accueil téléphonique et physique ;
Réception, traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques via la fiche dédiée ;
Assure le suivi administratif : traitement des courriers, des dossiers et des documents : frappe de l’ensemble des courriers indispensables au suivi des situations, mise en forme, enregistrement, tri, diffusion, archivage… ;
Prépare et frappe les demandes d’aides financières ; les rapports sociaux nécessaires à la mise en place d’une protection pour les personnes les plus vulnérables ;
Tient à jour l’ensemble des outils de traçabilité (tableau des appels téléphoniques, courriers, service du vêtement…) ;
Contacts réguliers à la demande de l’assistante sociale avec les familles et les partenaires pour recevoir ou transmettre des informations essentielles au suivi des situations ;
Classement et archivage des documents : dossiers papiers, courriers, notes, compte-rendu, décisions, procédures, dans les outils prévus à cet effet ;
Utilisation des outils informatiques et des logiciels (Word, Excel, Power Point, Zimbra, Archimed, easily…).

Dans le cadre de votre collaboration avec la cadre socio-éducative :

Accueil téléphonique et accueil physique ;
Gestion de l’agenda pour les prises de rdv ;
Frappe et met en forme l’ensemble des courriers ; prépare les supports de communication ;
Participe à la rédaction des procédures pour le bon fonctionnement du secrétariat ;
Lien avec la Direction de la Communication pour les commandes de papier à entête, cartes de visite…
Lien avec le Relay H pour les demandes de TV gratuites ;
Réservation des salles de réunion et organisation logistique. Prise de notes en vue de rédiger le compte-rendu ;
Gestion et suivi des commandes : des fournitures, des consommables et du matériel de bureau ;
Gère et met à jour les listes et coordonnées des contacts et des partenaires institutionnels ;
Participe à la mise en œuvre du projet de service ;
Interlocuteur privilégier des services de maintenance : copieurs, multifonctions, téléphonie en cas d’incident technique ;
Réceptionne et distribue quotidiennement le courrier et mensuellement les bulletins de salaire.

Niveau d’étude et compétences requises

Niveau de compétences

Sensibilisation aux problématiques rencontrées par le public fréquentant le service social ainsi que l’ensemble des dispositifs en lien avec les politiques sociales.

Capacités requises

Utiliser les outils informatiques ;
Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes physiques ;
Savoir identifier les informations communicables à autrui et respecter un devoir de discrétion.
Renseigner les interlocuteurs ;
Optimiser son planning de travail, gérer son temps et prioriser ses activités ;
Capacité à rédiger des notes et des informations pour assurer un suivi et une traçabilité ;
Capacité à travailler en équipe et communiquer avec elle ;
Travailler en réseau et en partenariat ;
Avoir le sens de l’organisation et des priorités, faire preuve de rigueur et d’adaptabilité ;
Curiosité intellectuelle, être force de proposition ;
Se remettre en question et faire évoluer ses pratiques ;
Connaît et respecte la législation et les règles de bonnes pratiques en lien avec l’exercice de sa profession ;
Efficacité dans la réalisation des demandes ;
Maitrise de l’anglais est un plus.

Caractéristiques des postes

Poste à temps plein (50% PASS et 50% secrétariat service social)
Le service social est ouvert de 9h00 à 17h00 en continue. Les assistantes sociales sont joignables même pendant midi, de ce fait, les secrétaires doivent se relayer pour prendre leur déjeuner afin de garantir une permanence téléphonique continue.

Ce que nous proposons :

Prestations sociales attractives par le biais du Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS) : sport, voyages, billetterie, chèques vacances, chèques culture, aide personnalisée selon profil
Remboursement des frais de transport en commun à 75% dans la limite de 96 €
Points de restauration sur place : Self du personnel, cafétéria sur Hôpital Maison Blanche et Hôpital Robert Debré
Parking réservé au personnel
Le CHU de Reims est un établissement handi-accueillant

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