Secrétaire à l'Ecole IBODE (H/F)

Objectif général du poste

La secrétaire de l’école d’Infirmier(e) de Bloc Opératoire Diplômé d’Etat (E IBODE) gère la partie administrative de toutes les étapes du parcours de formation des étudiants de l’inscription administrative à la diplomation ainsi que toutes les activités annexes s’y rapportant comme l’archivage.

Missions et activités

Gestion administrative du parcours de formation des étudiants

• Orientation et conseils des candidats et des étudiants pendant leur formation
• Gestion et suivi des admissions : dossier d’inscription, carte étudiants, attribution des vestiaires, cartes du centre de documentation, lingerie….
• Enregistrement des chèques
• Mise à jour des informations administratives dans le logiciel de scolarité
• Suivi des absences, interruptions et des abandons
• Suivi des demandes de transfert vers une autre EIBO (remplissage du tableau de suivi)
• Gestion des dossiers scolaires et administratifs
• Etablissement des conventions de stage
• Suivi des dossiers de prise en charge : dossier apprenant avec le Conseil Régional Participation à la gestion du diplôme d’Etat avec le responsable pédagogique chargé de cette mission
• Statistiques

Gestion administrative de l’organisation de l’école

• Accueil physique et téléphonique du secrétariat
• Tri et archivage des dossiers
• Courriers : frappe et suivi
• Commande de matériel de bureautique
• Déclaration des AES et AT avec la mise à jour du tableau de suivi
• Organisation opérationnelle des jurys et des instances : convocations, réservation des salles, suivi des présences, contrôle des documents à envoyer, édition si besoin…
• Etablissement et suivi des conventions des intervenants
• Suivi du présentéisme des étudiants financés (présence obligatoire)
• Gestion des ordres de missions et des états de frais des formateurs
• Participation à l’organisation de la remise des diplômes
• Suivi des validations des lieux de stage
• Participation à la journée portes ouvertes IRF (1 samedi après-midi par an)
• Aide à la surveillance des évaluations, des épreuves de concours ou de sélection

Niveau de compétence e capacités requises

Niveau d’études

• Bac ou BTS secrétariat

Niveau d’expérience

• Expérience en secrétariat

Capacités requises

Connaissances

• Connaissances niveau confirmé en bureautique et en informatique pour l’utilisation des logiciels métiers et la création de documents
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’IRF et du CHU

Savoir-faire

• Anticipation et priorisation des activités pour l’organisation des journées de travail
• Esprit d’initiative dans son périmètre de responsabilité
• Savoir assurer un suivi, classer et archiver
• Savoir expliquer, guider et renseigner les étudiants pendant leur parcours de formation

Aptitudes

• Capacité rédactionnelle
• Capacité d’organisation
• Savoir travailler en équipe restreinte
• Capacités relationnelles et d’écoute
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Discrétion
• Adaptabilité

Caractéristique du poste

• Poste est à mi-temps dont les modalités horaires et de présence seront à définir avant la prise de poste
• Présence requise pendant les périodes de concours et les jurys semestriels
• Présence pendant la journée Porte Ouverte IRF CA et RTT selon le guide du travail
• Le poste est basé dans l’IRF à l’étage 3 du CHU de Reims, dans l’école d’IBODE. Rémunération en fonction de la grille ou de l’ancienneté
• Les activités d’archivage nécessitent un port de charge minimal (5kg) et des rangements en hauteur

Ce que nous proposons :

• Prestations sociales attractives par le biais du Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS) : sport, voyages, billetterie, chèques vacances, chèques culture, aide personnalisée selon profil
• Remboursement des frais de transport en commun à 75% dans la limite de 96 €
• Points de restauration sur place : Self du personnel, cafétéria sur Hôpital Maison Blanche et Hôpital Robert Debré
• Parking réservé au personnel
• Le CHU de Reims est un établissement handi-accueillant

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