Secrétaire à 50 % au CPIAS (H/F)

Définitions :

• CPias : Centre d’Appui pour la Prévention des Infections Associées aux Soins 
• CHU : Centre Hospitalier Universitaire
• ARS : Agence Régionale de Santé
• IDE: Infirmier Diplômé d'Etat
• AS: Aide- Soignant
• ASH : Agent des Services Hospitaliers

Présentation du Cpias et de ses missions:

Le CPias Grand-Est constitue :

•  une structure d'expertise auprès des établissements de santé, du secteur médicosocial  (notamment EHPAD, FAM, MAS) et des soins de ville, contribuant à la mise en œuvre des actions des programmes nationaux de prévention du risque infectieux associé aux soins et aussi une structure d'appui à l’Agence Régionale de Santé (ARS) dans le cadre de sa mission auprès de ces 3 secteurs.

Ses missions : 

• déclinaison régionale des actions pour la mise en œuvre des programmes nationaux de prévention des infections associées aux soins et possibilité de gérer des projets régionaux en réponse à des besoins spécifiques du terrain,
• conseils et assistance auprès des Etablissements de Santé (ES) et Etablissements Sociaux et Médico-Sociaux (ESMS) en particulier les EHPAD et des Unions Régionales des Professionnelles de Santé (ville),
• animation (journées régionales, contribution au maillage régional de l'expertise),
• information, communication
• gestion de proximité des signalements des Infections Associées aux Soins (expertise locale, visites et investigations épidémiologiques, aide à la mise en place et au suivi de mesures locales ou régionales en coordination avec les autres acteurs locaux (ARS, Santé publique France en région),
• formation en réponse aux demandes du terrain, de journées thématiques …
• accompagnement des établissements participants à la surveillance via les enquêtes épidémiologiques et les réseaux de surveillance coordonnés par Santé Publique France,
• aide à l’évaluation des pratiques professionnelles en matière de prévention du risque infectieux et la réalisation d’audits dans les établissements.

Activités du / de la secrétaire :

Bureautique

• Traitement (rédaction/corrections), mise en forme, diffusion, classement et archivage de documents : courriers, notes, rapports, comptes rendus de réunions
• Reproduction de documents, diffusion de protocoles, d’informations et de recommandations
• Elaboration, gestion et suivi des listings et listes de diffusion
• Gestion des fournitures du service et matériels de bureau

Traitements de données

• Saisie de données épidémiologiques
• Participation au bilan d’activité annuel

Relation avec le public

• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Traitement des demandes de documentation
• Mise à jour des annuaires en lien avec les établissements

Relation avec l’équipe CPias

• Prise de rendez-vous, tenue des agendas et plannings (préparation des ordres de mission et des déplacements)
• Préparation et suivi des dossiers (déplacements, réunions régionales ou interrégionales)
• Gestion des demandes administratives et Ressources Humaines des membres du CPias (accès réseau, accès établissement, parking, accès self…)

Organisation des réunions (Hygiénistes et présidents de Comité de Lutte contre les Infections Nosocomiales ou CLIN, tutelles, professionnels des Etablissements médico-sociaux…) 

• Gestion et réservation des salles
• Convocations et ordre du jour 
• Prise de notes, synthèse, rédaction des comptes rendus et diffusion
• Participation aux réunions régionales

Organisation des séquences de formations (IDE correspondants en hygiène, AS, ASH…)

• Enregistrement et suivi des inscriptions
• Gestion et réservation des salles, des repas et pauses café
• Organisation des classes virtuelles
• Mise en forme des Programmes, mail de sollicitation et convocations 
• Elaboration et suivi des dossiers de formation : questionnaires, documentation…
• Suivi de la liste d’émargement et attestation de présence aux formations
• Gestion des conventions de formation
• Enregistrements des participations aux Journées Régionales

Niveau d’études ET capacités requises  :

Niveau d’études :

• Baccalauréat professionnel secrétariat ou Diplôme de secrétariat et bureautique

Capacités requises: 

• Connaître la bureautique et les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)
• Techniques d’accueil téléphonique (patience, amabilité et cordialité) et physique
• Connaissances informatiques : Excel, Word, Powerpoint, Publisher , navigateurs , mails , Microsoft Outlook
• Qualités rédactionnelles
• Maitrise de l’orthographe
• Aptitude au travail  en équipe
• Prise de note rapide
• Bonne expression écrite et orale
• Rédaction de comptes-rendus de réunion
• Rédaction et mise en forme de documents de façon autonome (courrier, rapport, dossier, diaporama)
• Gestion des priorités
• Capacités d’organisation logistique : réservation de salles, de repas traiteur, de pauses cafés, accueil de participants aux réunions et formations 
• Rigueur

Caractéristiques du poste: 

• Travail à  mi-temps en journées complètes (alternance : 2 jours une semaine / 3 jours la suivante)
• Le poste est basé au CHU de Reims, des déplacements dans l’agglomération Nancéenne sont à prévoir, en moyenne 6 fois par an

Ce que nous proposons :

• Prestations sociales attractives par le biais du Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS) : sport, voyages, billetterie, chèques vacances, chèques culture, aide personnalisée selon profil
• Remboursement des frais de transport en commun à 75% dans la limite de 96 €
• Points de restauration sur place : Self du personnel, cafétéria sur Hôpital Maison Blanche et Hôpital Robert Debré
• Parking réservé au personnel
• Le CHU de Reims est un établissement handi-accueillant

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