Cadre Administratif de pôle (H/F)

Objectif

Assister les pôles dans la déclinaison opérationnelle du projet d’établissement et dans le développement de leurs activités.

 

Description des pôles

Pôle ICAARE
Le pôle ICAARE est composé du service interventionnel (blocs opératoires), chirurgie ambulatoire, anesthésie-réanimation et médecine péri opératoire et de la coordination hospitalière de prélèvement d’organes et de tissus.
Le pôle ICAARE organise l’ensemble des activités interventionnelles adultes ainsi qu’une partie des services de réanimation adultes. A ce titre, le pôle ICAARE :

• Organise la répartition des vacations de bloc opératoire pour les différentes spécialités chirurgicales et interventionnelles sur l’ensemble des sites opératoires de l’établissement (conventionnel et ambulatoire) ;
• Assure le suivi d’activité des blocs au service des différentes spécialités ;
• Assure un suivi de l’activité de réanimation chirurgicale et traumatologique ;
• Appuie l’activité de la coordination hospitalière de prélèvement d’organes et de tissus ;
• Aide à la décision dans la conduite de projets (robot chirurgical, parcours patients, innovations, formation).

Le pôle ICAARE constitue un secteur clé de l’activité hospitalière, pour lequel de réels enjeux financiers, logistiques et techniques nécessitent un pilotage administratif et financier fort.

Pôle USNP
Le pôle Urgences et soins non programmés (USNP) est constitué du Service d’accueil des urgences adultes (SAU) et le Service d’aide médicale urgente (SAMU-Centre 15-Centre d’enseignement en soins d’urgences).
Le pôle a en charge l’organisation des soins non programmés au sein de l’établissement et se caractérise en ce sens par de fortes interactions avec l’ensemble des services de l’hôpital. Pour ce faire, le pôle est notamment chargé de suivre l’activité des urgences et du SAMU afin de piloter au mieux les équipes et les projets.

 

Missions et activités

Activités principales

Le cadre administratif de pôle fait partie de la coordination de pôle, composée du chef de pôle (responsable médical), du cadre supérieur de pôle (responsable paramédical) et du directeur délégué du pôle (responsable administratif).
Il assiste la coordination de pôle dans l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des projets du pôle, formalisés dans le contrat de pôle en cohérence avec le projet d’établissement.

Il assure l’ensemble des missions liées au suivi stratégique et opérationnel de la situation du pôle, et réalise plusieurs actions d’appui au pilotage :

• Suivi de l’activité par la création et la mise à jour de tableaux de bord ainsi que la mise en place de systèmes de contrôle de cohérence des données ;
• Aide à la décision dans le cadre des projets médico-soignants : études médico-économiques, études d’impact, organisation de comités de pilotage avec experts métiers ;
• Préparation annuelle des dialogues de gestion ;
• Assistance des pôles dans la déclinaison du projet d’établissement en contrat d’objectifs, avec la définition d’actions et d’indicateurs validés par les acteurs de terrain ;
• Analyse de comptes de résultats simplifiés en collaboration avec le contrôle de gestion, les responsables de secteurs et les trios de pôles (chef de pôle, cadre supérieur, directeur délégué).

Par ailleurs, le cadre administratif conduit plusieurs actions d’animation de la vie des pôles :

• Organisation des coordinations de pôle : proposition des ordres du jour des réunions, rédaction des comptes rendus et notes de synthèse ;
• Traitement de l’ensemble des questions administratives, budgétaires et financières qui concernent le pôle ;
• Participation à des réunions médico-soignantes sur divers sujets (organisation du service, projets, politique qualité, etc.) ;
• Suivi de l’utilisation des enveloppes du pôle : intéressement, matériel médical et non médical etc.

Activités propres au pôle ICAARE

• Suivi de l’activité des différentes spécialités chirurgicales : extraction de données, création de tableau de bords en lien avec le contrôle de gestion ;
• Lien avec la communauté chirurgicale et paramédicale : communications relatives au suivi d’activité, échanges avec les praticiens et cadres sur la conduite de projet ;
• Appui à l’organisation des réunions de programmation de l’activité chirurgicale en lien avec l’encadrement des secteurs d’activité chirurgicale ;
• Suivi des équipements : commandes de matériel, suivi des obsolescences, appui aux services pour tout projet d’acquisition d’équipement
• Organisation des comités de pilotages propres au pôle : comité stratégique des blocs opératoires, comité de pilotage des projets robots.

Activités propres au pôle USNP

• Suivi de l’activité du SAMU – Centre 15 : fort enjeu de suivi de l’activité du SAMU en lien avec l’ARS et l’observatoire régional des urgences (remontée de données, analyses quantitatives et qualitatives)
• Suivi de l’activité des urgences adultes : fort enjeu en lien avec la communauté médicale afin de mettre en place toute action utile sur le flux d’activité.
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Niveau de compétence et capacités requises

Niveau de compétence (formation de base, spécialisation…)

• BAC + 5 ou expérience équivalente dans la gestion administrative et financière
• Formations dans le domaine informatique appréciées
• Maitrise des outils informatiques et de la manipulation de bases de données (Business Objects (BO) et de Power BI)
• Compétences relationnelles (liens professionnels médicaux et paramédicaux, liens avec les Directions fonctionnelles)
• Solides connaissances et/ou expériences en matière de contrôle de gestion (création, suivi et analyse de tableaux de bord)
• Solides connaissances et/ou expériences en matière de pilotage financier (réalisation de comptes d’exploitation thématiques, études économiques particulières, etc.)

Capacités requises (capacités personnelles)

• Faire preuve d’adaptabilité, de sens de la diplomatie, être à l’écoute, pédagogue et curieux
• Aptitude à travailler en équipe.

 

Position hiérarchique et fonctionnelle

Est lié hiérarchiquement à

• Secrétariat Général
• Directeur délégué

Est lié fonctionnellement à

• Chef de pôle
• Cadres supérieurs de santé
• Directions fonctionnelles : direction financière, direction des services numériques, directions des ressources humaines, direction qualité…

 

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