Assistant suivi des marchés et suivi budgétaire (H/F)

Qui sommes-nous ?

Le Centre Hospitalier Universitaire de Reims, établissement support du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne emploie plus de 8500 collaborateurs pour offrir des soins et une prise en charge de haute technicité tout au long de la vie. Le CHU est également engagé dans un projet immobilier majeur et innovant, dont la première phase des travaux se concrétise par l’ouverture d’un Nouvel Hôpital .

La Direction des Services Numériques est composée d’environ 80 collaborateurs afin d’assurer l’hébergement des données dans nos datacenters, déployer puis maintenir les solutions, et gérer la sécurité du S.I. Chaque année, le CHU investit environ 5 M€ dans l’évolution de son système d’informations. De multiples projets sont en cours ou à venir afin d’améliorer l’efficience des processus et renforcer les échanges avec les partenaires via les outils numériques ; en étroite collaboration avec les services de soins et les différentes directions.

Description générale du poste proposé :

Vos fonctions principales sont :

Pour la Direction des Services Numériques  (DSN) :

• Collecter les éléments de suivi budgétaire
• Suivre les ouvertures de marchés et les renouvellements de contrats

Pour le Groupement Hospitalier Territorial (GHT)  :

• Réaliser le suivi comptable pour les appels à projets
• Préparer les éléments de refacturation annuelle

Ces missions concernent les achats numériques du CHU de Reims, et les achats dits mutualisés pour les établissements parties du GHT, dans le cadre de la convergence des systèmes d’information.
Le poste est localisé dans les bureaux de la DSN au CHU de Reims et le temps est partagé à 60% pour CHU de Reims établissement support et à 40% pour les établissements parties du GHT.

Missions  :

Suivi des ouvertures de marchés :

• Réaliser les adhésions aux marchés des centrales d’achat.
• Réaliser l’enregistrement de l’ensemble des marchés ouverts et mises à jours.
• Créer et tenir le tableau de suivi des marchés (GHT).

Suivi des renouvellements de contrats (fournitures, maintenance, abonnements, droits d’usages) :

• Suivre les échéances des marchés pour anticiper les renouvellements.
• Alerter les acheteurs pour les renouvèlements de marchés.
• Préparer en début d’année les prévisions de commandes d’exploitation et les soumettre aux acheteurs.

Préparation du suivi budgétaire :

• Aider à la construction et au suivi de l’EPRD et du PPI.
• Préparer la consolidation les données et participer aux réunions de suivi budgétaire avec la DAF.
• Assurer l’imputation des commandes aux prévisions budgétaires et aux sources de financement dès la validation des demandes de commandes.
• Préparer les demandes de Décisions modificatives.
• Répondre aux enquêtes (Ancre, PAAT, …).
• Traiter les charges constatées d’avance.
• Participer au traitement de la clôture budgétaire.

Suivi des appels à projets et des financements extérieurs (GHT) :

• Aider au lancement des appels à projets pour obtenir des financements externes.
• Tenir à jour le tableau de suivi des affectations des dépenses prévues et réalisées.
• Elaborer les documents de remboursements.
• Aider à la complétion des questionnaires d’enquêtes pour les appels à projet.

Profil requis :

• Connaissances comptables et des règles de la commande publique exigée
• Une expérience dans le domaine des marchés publics est souhaitée
• Expérience au sein d'une fonction support hospitalière appréciée
• Maitrise des outils bureautiques

Ce que nous proposons:

• Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
• Télétravail possible 2 jours par semaines après une période d’intégration
• Place en crèche selon disponibilités
• Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos
• Supplément Familial de Traitement (SFT) pour les parents avec enfant(s) à charge
• Accès à une offre de formation continue
• Venez rejoindre une équipe dynamique à 45mn de Paris, fortement impliquée dans un univers passionnant - les soins d’excellence- dans un établissement porteur de projets d’envergure : ouverture d’un nouvel hôpital en 2024 et 2028, Lauréat de l’AAP EDS, et bien d’autres encore !

 

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